Een voorbeeld betalingsherinnering helpt je om een openstaande factuur netjes en duidelijk op te volgen. Hieronder zie je hoe een herinnering eruitziet, welke gegevens erop horen en vind je voorbeeldteksten voor de eerste, tweede en laatste herinnering die je direct kunt gebruiken.
Een tweede herinnering: het oorspronkelijke factuurbedrag, een toeslag en rente, het bedrag dat al is betaald en wat er nog openstaat. Alle gegevens zijn fictief.
Wat staat er op een betalingsherinnering?
Een goede herinnering laat je klant in één oogopslag zien waar het om gaat en wat hij moet doen:
- je bedrijfsgegevens — naam, adres, KvK-nummer, btw nummer en IBAN;
- de gegevens van je klant — bedrijfsnaam, contactpersoon en adres;
- welke herinnering het is — de eerste, tweede of laatste;
- de factuur waar het om gaat — factuurnummer, factuurdatum en het factuurbedrag;
- wat al betaald is en wat er nog openstaat;
- eventuele rente en kosten — alleen als je die mag rekenen (zie hieronder);
- een nieuwe uiterste betaaldatum en hoe de klant kan betalen.
Voorbeeldtekst eerste herinnering
De eerste herinnering is vriendelijk: vaak is een factuur gewoon over het hoofd gezien.
Beste Jan,
Volgens onze administratie hebben we de betaling van factuur 2026-0142 van 14 augustus 2026 nog niet ontvangen. De betaaltermijn is op 28 augustus 2026 verlopen. Misschien is de factuur aan je aandacht ontsnapt.
Wil je het bedrag van € 1.331,00 binnen 14 dagen overmaken op NL00 BANK 0000 0000 00, onder vermelding van het factuurnummer? Heb je al betaald, dan kun je deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
Sophie Bakker
Voorbeeldtekst tweede herinnering
Blijft betaling uit, dan wordt de toon zakelijker en noem je een concrete datum.
Beste Jan,
Op 29 augustus stuurden we je een herinnering voor factuur 2026-0142. Tot onze spijt hebben we nog niet het volledige bedrag ontvangen: er staat nog € 1.041,62 open, inclusief de herinneringskosten en rente.
We vragen je dit bedrag uiterlijk op 25 september 2026 te betalen. Is er iets mis met de factuur of lukt betalen niet in één keer? Neem dan vóór die datum contact met ons op, dan zoeken we samen naar een oplossing.
Met vriendelijke groet,
Sophie Bakker
Voorbeeldtekst laatste herinnering
In de laatste herinnering zeg je duidelijk wat er gebeurt als de klant niet betaalt.
Beste Jan,
Ondanks onze eerdere herinneringen van 29 augustus en 11 september hebben we de betaling van factuur 2026-0142 nog niet ontvangen. Dit is onze laatste herinnering.
Betaal het openstaande bedrag uiterlijk binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief. Hebben we dan geen betaling ontvangen, dan dragen we de vordering over aan een incassobureau. De incassokosten komen in dat geval voor jouw rekening.
Met vriendelijke groet,
Sophie Bakker
Mag je rente en kosten rekenen?
Dat hangt ervan af of je klant een bedrijf of een particulier is.
Is je klant een bedrijf? Dan heb je na de vervaldatum recht op de wettelijke handelsrente en op een vergoeding voor incassokosten van minimaal € 40. Heb je geen betaaltermijn afgesproken, dan geldt een wettelijke termijn van 30 dagen.
Is je klant een particulier? Dan mag je pas incassokosten rekenen nadat je een veertiendagenbrief hebt gestuurd. Daarin geef je de klant 14 dagen om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst, en noem je welke kosten je rekent als hij dan nog niet betaalt. Over de periode na de vervaldatum mag je de wettelijke rente rekenen. De incassokosten zijn wettelijk begrensd:
| Over het openstaande bedrag | Maximale incassokosten |
|---|---|
| de eerste € 2.500 | 15% (minimaal € 40) |
| de volgende € 2.500 | 10% |
| de volgende € 5.000 | 5% |
| de volgende € 190.000 | 1% |
| het meerdere | 0,5% (samen maximaal € 6.775) |
De percentages van de wettelijke rente en de wettelijke handelsrente veranderen regelmatig; de actuele tarieven vind je bij de Rijksoverheid. Twijfel je over je situatie, vraag dan advies aan een jurist of incassobureau.
Zo maak je deze herinnering in Facturatie Office
Je hoeft een herinnering niet zelf op te maken. Facturatie Office maakt hem vanuit je factuur, met de klantgegevens, het factuurbedrag en de betalingen die al binnen zijn:
- Stel onder Instellingen → Herinneringsvoorwaarden je stappen in: bijvoorbeeld een kosteloze 1e herinnering en een 2e herinnering met Herinnering toeslag en Rente. Zet de voorbeeldteksten hierboven bij Inleidende tekst.
- Open de openstaande factuur via Verkoop → Facturen en kies in het Actie-menu Betalingsherinnering aanmaken.
- Controleer het Totaal te voldoen en kies Definitief en e-mailen.
Lees het volledige stappenplan in betalingsherinnering aanmaken. Is de factuur inmiddels betaald? Registreer dan de betaling, dan staat hij niet meer open.
Tips voor het opvolgen van openstaande facturen
- Wacht niet te lang. Stuur je eerste herinnering kort na de vervaldatum; hoe langer een factuur openstaat, hoe lastiger het wordt.
- Controleer eerst je betalingen. Zo voorkom je dat je een klant herinnert die al betaald heeft.
- Blijf vriendelijk en concreet. Noem altijd het factuurnummer, het bedrag en een datum.
- Maak afspraken als dat helpt. Een betalingsregeling levert vaak meer op dan een incassotraject.
Probeer Facturatie Office gratis en maak je herinneringen in een paar klikken.