Een factuur moet vaak bij meer dan één persoon terechtkomen: bij je vaste contactpersoon én bij de financiële administratie die hem betaalt. Kies je een klant, dan wordt het e-mailadres van die klant automatisch ingevuld. Je kunt er zoveel adressen aan toevoegen als je wilt. Zo mail je een document naar meerdere e-mailadressen.
Meerdere adressen in één veld
- Ga naar het overzicht van je documenten, bijvoorbeeld Verkoop → Facturen.
- Open het Actie-menu (de drie puntjes) bij een definitieve factuur en kies Stuur e-mail met PDF.
- Zet op het tabblad Algemeen in het veld Naar de extra e-mailadressen erbij en scheid ze met een puntkomma (
;). - Controleer het Onderwerp en het Bericht en klik op Versturen.
Bijvoorbeeld:
administratie@globex.example;inkoop@globex.example
Iedereen in het veld Naar ontvangt dezelfde e-mail met de factuur of offerte als PDF-bijlage. Gebruik een puntkomma, geen komma — met een komma wordt de hele regel als één adres gelezen.
Cc en Bcc
Op hetzelfde tabblad vind je ook:
- Cc — voor wie de e-mail zichtbaar mag meelezen.
- Bcc — zet BCC verzenden aan om een adres toe te voegen dat de andere ontvangers niet zien. Handig om jezelf een kopie te sturen.
Afzender en bijlagen
Op het tabblad E-mail instellingen kies je de Afzender, de Naam afzender en het Antwoord-naar e-mail, zodat antwoorden bij de juiste persoon terechtkomen. Daar zet je ook de lees- en ontvangstbevestiging aan. Op het tabblad Bijlagen bepaal je welke bestanden meegaan — zie bijlage toevoegen aan je document.