Facturatie Office kan je laten weten of de e-mail met je factuur is afgeleverd en of hij is geopend. Zo kun je “ik heb nooit een factuur ontvangen” gewoon nagaan. Je zet de lees- en ontvangstbevestiging aan wanneer je een document verstuurt.
De bevestiging aanzetten
- Open het Actie-menu bij je document en kies Stuur e-mail met PDF.
- Open in het venster het tabblad E-mail instellingen.
- Zet de schakelaars E-mail afgeleverd en E-mail geopend aan.
- Verstuur het document zoals gewoonlijk met Versturen.
Vanaf dat moment krijg je een melding zodra de e-mail is afgeleverd en zodra je klant hem opent. Die meldingen vind je onder het belletje rechtsboven, in je meldingenoverzicht.
Krijg je geen meldingen?
Of deze meldingen in je overzicht verschijnen, stel je per gebruiker in. Klik rechtsboven op je naam, kies Accountinstellingen en open links Meldingsinstellingen (of klik in het meldingenoverzicht op Instellingen). Zet onder E-mailmelding de schakelaars E-mail afgeleverd notificatie en E-mail geopend notificatie aan en klik op Opslaan.
Wat betekenen de twee bevestigingen?
- E-mail afgeleverd — de mailserver van je klant heeft de e-mail aangenomen. Hij staat in hun systeem.
- E-mail geopend — de ontvanger heeft de e-mail geopend.
Wat bewijzen ze wel en niet?
- Afgeleverd betekent niet dat iemand de e-mail heeft gezien. Hij kan in een spammap staan.
- Geopend wordt gemeten wanneer het e-mailprogramma de afbeeldingen in de e-mail laadt. Veel e-mailprogramma’s blokkeren afbeeldingen standaard, dus een e-mail kan gelezen zijn zonder dat hij als geopend wordt gemeld.
Zie beide dus als nuttige aanwijzing, niet als hard bewijs. Is een factuur echt te laat betaald, stuur dan een betalingsherinnering.
Op hetzelfde tabblad
Met UBL verzenden stuur je de factuur ook mee als UBL-bestand, dat je klant direct in zijn boekhoudpakket kan inlezen. De UBL-bestandsnaam kun je zelf aanpassen.