Een klant is een organisatie; een contactpersoon is iemand binnen die organisatie. Je kunt per klant zoveel contactpersonen toevoegen als je wilt — tijdens het maken van een document, of via de klant zelf. Zo voeg je een nieuw contactpersoon toe in Facturatie Office.
Optie A — Vanuit een factuur
- Open een nieuwe factuur en kies de klant in het veld Klant.
- Klik op het veld Contactpersoon. Kies een bestaande contactpersoon of klik op Contact aanmaken om een nieuwe toe te voegen.
- Vul de gegevens van de contactpersoon in en sla ze op.
De contactpersoon wordt aan de klant toegevoegd en staat meteen geselecteerd op je factuur.
Optie B — Via de klant
- Ga naar Accounts → Klanten en open het Actie-menu bij de klant.
- Kies Contactpersonen. Je ziet alle contactpersonen van deze klant met voornaam, tussennaam, achternaam, e-mail en mobiel nummer.
- Klik rechtsboven op Contact aanmaken en kies Contact aanmaken (of Importeren om contactpersonen uit een bestand in te lezen). Vul de gegevens in en sla ze op.
Heeft de klant nog geen contactpersonen, dan zie je in plaats van de lijst de knoppen Contactpersoon importeren en Contact aanmaken.
Via het menu links bij de klant vind je ook het Dashboard, Relatiebeheer, Adressen, Documenten, Betalingen, Notities, Bijlagen en Taken van die klant.
Alle contactpersonen op één plek
Onder Accounts → Klantcontacten zie je de contactpersonen van al je klanten in één overzicht, zodat je snel iemand terugvindt.
Waarom contactpersonen handig zijn
- Documenten zijn gericht aan een persoon. Kies je de klant op een factuur, dan wordt de contactpersoon automatisch ingevuld.
- E-mails komen bij de juiste persoon. Stuur je document naar je vaste contactpersoon en eventueel een kopie naar de administratie — zie meerdere e-mailadressen mailen.
- Wisselingen zijn zo verwerkt. Vertrekt je contactpersoon, dan pas je één record aan.