Een nette voettekst en afsluiting maken je factuur professioneel en zorgen dat je klant al je gegevens bij de hand heeft. In Facturatie Office zijn dat twee verschillende onderdelen van je document template: de voettekst met je bedrijfsgegevens, en de afsluiting met je groet of handtekening.
De voettekst instellen
- Klik in het menu op Instellingen en kies Document templates.
- Open de template die je wilt aanpassen, bijvoorbeeld die voor je facturen.
- Open links het tabblad Pagina.
- Zet Bedrijfsgegevens aan — dit is de voettekst onderaan elke pagina.
- Klik rechtsboven op Opslaan.
De voettekst wordt gevuld met de gegevens uit je bedrijfsprofiel. Klopt er iets niet, zoals je adres of rekeningnummer? Pas het dan één keer aan onder Instellingen → Bedrijfsgegevens; al je documenten nemen het automatisch over.
Op hetzelfde tabblad vind je Achtergrond afbeelding voor bijvoorbeeld je briefpapier, en Toon koptekst en logo op elke pagina voor documenten van meerdere pagina’s.
Je document afsluiten met een groet of handtekening
Aan het einde van je document staan drie blokken, die je op het tabblad Blokken aan- of uitzet:
- Afsluitende tekst — de tekst na de totalen, zoals Met vriendelijke groet en je naam.
- Document algemene voorwaarden — je betalingsvoorwaarden en andere juridische tekst.
- Additionele afbeelding of Additionele tekst — iets van jezelf, zoals een gescande handtekening.
De afsluitende tekst kun je per document aanpassen met de knop Afsluitende tekst onder de producttabel van je factuur of offerte.
Wat zet je in een voettekst?
Een voettekst bevat meestal wat je klant of boekhouder snel moet kunnen vinden: bedrijfsnaam en adres, btw-nummer, KvK-nummer, rekeningnummer en telefoon of e-mail. Houd het kort — de voettekst staat op elke pagina en een lange voettekst neemt ruimte weg van je productregels. Lees ook welke gegevens wettelijk op een factuur moeten staan.